Τελευταία ώθηση: Πώς να αντιμετωπίσετε γρήγορα τις εργασιακές υποθέσεις

alexander savina

Μέχρι το τέλος της εβδομάδας (και μέχρι το τέλος του έτους) η μόνη μας επιθυμία είναι να αντιμετωπίσουμε γρήγορα τις εργασίες και τελικά να ξεκουραστώ. Υπάρχει μια τεράστια ποικιλία βιβλίων και εγχειριδίων για τη διαχείριση του χρόνου - για να βρείτε τι σας ταιριάζει δεν είναι δύσκολη. Για όσους δεν είναι ακόμα έτοιμοι να ασχοληθούν σοβαρά με το θέμα, έχουμε συγκεντρώσει μερικές συμβουλές και κόλπα που θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε τα πράγματα εργασίας πιο γρήγορα και να σας κάνουν πιο παραγωγικούς.

 

Μην ψάχνετε πολλαπλές εργασίες

Οι απλές συμβουλές που ελάχιστα ακολουθούν: για να αντιμετωπίσετε γρήγορα και καλά μια εργασία, είναι καλύτερο να το κάνετε μόνοι σας και, ει δυνατόν, να εξαλείψετε όλες τις περισπασμούς. Δεν είναι όλοι ικανοί να επικεντρωθούν εξίσου καλά σε πολλά πράγματα ταυτόχρονα, ειδικά αν καθένας από αυτούς απαιτεί εμβάπτιση και προσοχή - εξαιτίας αυτού, υποφέρει η ποιότητα της εργασίας.

Δουλεύουν chat rooms, instant messengers, e-mail - όλα αυτά είναι πολύ αποσπούν την προσοχή. Σκεφτείτε πώς μπορείτε να απαλλαγείτε από περισπασμούς - για παράδειγμα, μην απαντήσετε αμέσως, μόλις εμφανιστεί μια ειδοποίηση για ένα νέο μήνυμα, να καταγράψετε εργασίες τρίτων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια της εργασίας για να τις λύσετε αργότερα ή να ομαδοποιήσετε ανάλογα καθήκοντα και να αφήσετε χρόνο κατά τη διάρκεια της ημέρας για να λύσετε τους. Το τελευταίο θα επιτρέψει λιγότερες αποσπάσεις - δεν χρειάζεται να ξαναχτίσουμε από ένα είδος εργασιών σε άλλο. Για να ακολουθήσετε αυτή την αρχή θα απαιτήσετε πειθαρχία και σοβαρή αντοχή - αλλά το αποτέλεσμα δεν θα διαρκέσει πολύ.

Προγραμματίστε την ημέρα εργασίας σας

Η λίστα των υποχρεώσεων είναι μια απλή τεχνική που κάνει την εργασία πολύ πιο εύκολη: μπορείτε να υπολογίσετε το πραγματικό ποσό εργασιών και να ορίσετε ρεαλιστικές προθεσμίες για να ολοκληρωθούν. Ανεξάρτητα από το πόσο θα θέλατε να πιστέψετε στο αντίθετο, αλλά όλα τα καθήκοντα έχουν διαφορετικό βαθμό σπουδαιότητας - επομένως, κατά τον προγραμματισμό της εργασίας σας, ορίστε προτεραιότητες. Σκεφτείτε ποια ώρα της ημέρας είστε πιο παραγωγικοί και προσπαθήστε να λύσετε τα πιο σημαντικά και δύσκολα καθήκοντα αυτή τη στιγμή. Για παράδειγμα, πολλοί άνθρωποι είναι πιο συνηθισμένοι να ξεκινούν τη μέρα με τον έλεγχο της αλληλογραφίας εργασίας τους, αλλά αυτό δεν είναι πάντα η καλύτερη λύση - εάν είστε πιο δραστήριοι τα πρωινά, προτού να κουραστείτε και να χάσετε την προσοχή, είναι προτιμότερο να αφήσετε αυτή τη φορά για τις πιο δύσκολες ή δημιουργικές εργασίες που απαιτούν συγκέντρωση.

Οι συναντήσεις μπορούν συχνά να σπάσουν μια μέρα - για παράδειγμα, εάν κρατηθούν λίγες ώρες μετά την έναρξη της εργάσιμης ημέρας, για τις οποίες δεν έχετε χρόνο να ολοκληρώσετε τουλάχιστον μία εργασία. Κατά τον προγραμματισμό του χρόνου σας, σκεφτείτε αν θα έχετε χρόνο να κάνετε κάτι πριν και μετά τις συναντήσεις ή μεταξύ τους - ίσως είναι ευκολότερο να αναβληθεί η συνάντηση για το πρωί; Επιπλέον, η εργασία είναι απρόβλεπτη και ενδέχεται να έχετε απρόβλεπτα καθήκοντα ανά πάσα στιγμή. Ως εκ τούτου, είναι καλύτερο ότι το σχέδιο για την ημέρα δεν ήταν πολύ πυκνό και υπήρχε αρκετός χρόνος για εκπλήξεις - υπολογίστε σε 5-6 ώρες συνεχούς εργασίας.

Ρυθμίστε τις προθεσμίες - και σφίξτε τους

Ένας από τους λόγους για τους οποίους δεν μπορούμε να αντιμετωπίσουμε το έργο γρηγορότερα - την έλλειψη σαφούς προθεσμίας: η εργασία συχνά διαρκεί όλο το χρόνο. Οι προθεσμίες για δύσκολα καθήκοντα είναι ιδιαίτερα σημαντικές: πολύ συχνά συντομεύουμε και εργαζόμαστε σε ένα δύσκολο έργο, διότι μας φαίνεται τεράστιο - μια σαφής προθεσμία συμβάλλει στην κατανόησή του.

Αρχικά, προσπαθήστε να μειώσετε την εργασία σε μια εργασία για την οποία συνήθως περνάτε αρκετές ώρες, για μισή ώρα - ίσως εσείς ο ίδιος δεν θα παρατηρήσετε πώς να αντιμετωπίσετε τα πάντα γρηγορότερα από το συνηθισμένο. Είναι αλήθεια ότι αξίζει να είστε προσεκτικοί εδώ - ορίστε τον εαυτό σας ρεαλιστικές προθεσμίες (μην προσπαθήστε να κάνετε όλη τη δουλειά της ημέρας σε δύο ώρες) και μην φέρετε τον εαυτό σας αν δεν μπορούσατε να διαχειριστείτε το έργο στον καθορισμένο χρόνο: δεν εργάζεστε σε συνεχή άγχος και χωρίς πανικό.

Περάστε λιγότερο χρόνο με ασήμαντα καθήκοντα.

Δεν είναι όλα τα καθήκοντα εργασίας εξίσου σημαντικά - γι 'αυτό δεν αξίζει τον κόπο να ξοδεύετε τον ίδιο χρόνο μαζί τους. Ο Simon Reynolds, ένας σύμβουλος επιχειρήσεων, συμβουλεύει να αποχωρήσει δέκα λεπτά ή και λιγότερο για μικρά καθήκοντα: οι περισσότερες φορές δεν απαιτούν τέλεια απόδοση, έτσι μπορείτε να τους δώσετε να κάνουν πιο σημαντικά καθήκοντα. Σύμφωνα με τον Reynolds, μπορεί κανείς να εξοικονομήσει έως και 90 λεπτά την ημέρα - το κύριο πράγμα είναι να προσπαθήσει να μειώσει το χρόνο για τις εργασίες με σκοπό αρκετές φορές την ημέρα. Επιπλέον, ένας από τους καλύτερους τρόπους για να μπείτε στον ρυθμό στην αρχή της εργάσιμης ημέρας είναι να εκτελέσετε ένα μικρό (αυτό είναι σημαντικό!) Και όχι το πιο δύσκολο έργο. Αυτό είναι συγκρίσιμο με την προπόνηση το πρωί: θα νιώσετε καλύτερα και θα είστε σε θέση να κάνετε άλλα πράγματα.

Μια άλλη χρήσιμη τεχνική - προσπαθήστε να περάσετε στη λήψη αποφάσεων μόνο ένα λεπτό. Συχνά ξοδεύουμε πολύ χρόνο για να το σκεφτόμαστε, αλλά όχι πάντα οι αποφάσεις που γίνονται γίνονται καλύτερες. Αν παρατηρήσετε ότι γνωρίζετε συχνά τη σωστή απόφαση, αλλά χρειαστείτε χρόνο, προσπαθήστε να ορίσετε τον εαυτό σας προθεσμία 60 δευτερολέπτων.

Επιλέξτε ένα κατάλληλο πρόγραμμα διαχείρισης χρόνου.

Υπάρχουν πολλές τεχνικές που σας βοηθούν να γίνετε πιο παραγωγικοί και να χτίσετε καλύτερα την ημέρα σας - το κυριότερο είναι να βρείτε το δικό σας. Ένα από τα πιο συνηθισμένα είναι η "τεχνική τομάτας" (ο δημιουργός της χρησιμοποίησε ένα χρονόμετρο με τη μορφή ντομάτας). Βασίζεται σε απλή λογική: χρειαζόμαστε χρόνο για να εμπλακούμε στην εργασία και να την εκτελέσουμε αποτελεσματικά, και χρόνο για να ξεκουραστείτε. Η "τεχνική τομάτας" σημαίνει ότι χωρίζετε την εργασία σας σε μπλοκ - "ντομάτες".

Πρέπει να ορίσετε ένα χρονοδιακόπτη για 25 λεπτά (αυτό είναι ένα "ντομάτα"), κατά τη διάρκεια του οποίου θα ασχολείστε μόνο με την εργασία, χωρίς να σας αποσπούν την προσοχή από οτιδήποτε άλλο. Μετά το χτύπημα του χρονοδιακόπτη, κάντε ένα διάλειμμα πέντε λεπτών και, στη συνέχεια, ξεκινήστε ένα νέο μπλοκ. Μετά από τρία ή τέσσερα τετράγωνα των 25 λεπτών, κάντε μεγαλύτερη παύση και ξεκουραστείτε για 15-30 λεπτά.

Δεν χρειάζεται να τηρείτε αυστηρά αυτά τα στοιχεία: τα χρονικά διαστήματα μπορεί να είναι οποιεσδήποτε, το κύριο πράγμα δεν είναι υπερβολικά σύντομο - διαφορετικά δεν θα έχετε χρόνο να κάνετε κάποια εργασία χωρίς να σας αποσπούν την προσοχή. Αυτή η τεχνική είναι πολύ αποτελεσματική: για ένα χρονικό διάστημα κατά το οποίο δεν κάνετε τίποτα άλλο εκτός από την εργασία, μπορείτε να πιάσετε πολλά περισσότερα. Επιπλέον, στις "ντομάτες" μπορείτε να μετρήσετε πόσο χρόνο ξοδεύετε σε αυτό ή εκείνο το έργο - και είναι καλύτερο να σχεδιάσετε το χρόνο σας.

Σκεφτείτε τι μπορείτε να αρνηθείτε

Είναι σημαντικό να εκτιμήσετε επαρκώς και αυστηρά το ποσό της εργασίας σας - τότε θα αποδειχθεί ταχύτερο. Ο προπονητής Mark McCartney συμβουλεύει με το κρύο αίμα να απορρίψει όλα τα περιττά πράγματα: να αξιολογήσει ποια από τα καθήκοντά σας είναι τα πιο σημαντικά και σημαντικά, και τα οποία μπορείτε να αφήσετε με ασφάλεια (καλά, ή να προσπαθήσετε να μεταβιβάσετε). Σύμφωνα με τον McCartney, πολύ συχνά συμφωνούμε να κάνουμε κάτι στο μηχάνημα, χωρίς να σκεφτόμαστε γιατί αυτό το έργο έχει σημασία και αν είναι πραγματικά τόσο σημαντικό.

Μια κριτική προσέγγιση σας βοηθά να διευκολύνετε τη ζωή σας και να δώσετε προτεραιότητα. Στην πράξη, αυτή η σύσταση αφορά κυρίως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο - σκεφτείτε πώς μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία (για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε πρότυπα ή αυτόματες απαντήσεις για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν απαιτούν προσεκτική απάντηση) και αν όλα τα μηνύματα αξίζουν απάντηση.

Πάρτε διαλείμματα

Γνωρίζετε ήδη αυτό: ένα κουρασμένο άτομο απλά δεν μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά. Συχνά, για να κάνουμε περισσότερα, προσπαθούμε να εργαστούμε περισσότερο και χωρίς παύσεις, αν και αξίζει να κάνουμε το αντίθετο. Όποιος εγκατέλειψε τη συνήθεια του μαθητή να κοιμάται μερικές ώρες την ημέρα, γνωρίζει από την εμπειρία ότι εάν νιώσετε αρκετό ύπνο και έχετε καλή ξεκούραση από την εργασία τα βράδια, θα είστε πολύ πιο παραγωγικοί και θα είστε σε θέση να κάνετε περισσότερα από ό, τι εάν ήσαστε να εργάζεστε μισά κοιμάται. Επίσης, παύση όσο το δυνατόν περισσότερο. Την ίδια στιγμή (και γνωρίζετε και αυτό) το διάλειμμα θα πρέπει να είναι υψηλής ποιότητας: δεν πρέπει να κολλήσετε στο smartphone ή να ξεκινήσετε να στρέφετε το Facebook - είναι καλύτερο να απομακρυνθείτε από τον υπολογιστή για λίγο και να αποσπάσετε την προσοχή από τη ροή των πληροφοριών.

Να είστε ειλικρινείς με τον εαυτό σας

Ίσως η πιο σημαντική συμβουλή: μόνο εσείς μπορείτε να καταλάβετε τι ακριβώς εμποδίζει την παραγωγικότητά σας. Συχνά έχουμε λιγότερο χρόνο λόγω των καθιερωμένων συνηθειών - και εδώ πρέπει να παραδεχτούμε ειλικρινά ότι αξίζει να αλλάξουμε. Όταν έρχεστε να εργαστείτε, ξοδεύετε είκοσι λεπτά να συμμετέχετε στη διαδικασία; Σας αρέσει να πίνετε καφέ με έναν συνάδελφό σας μετά το γεύμα; Συνεχής εναλλαγή μεταξύ καθηκόντων και δεν μπορεί να επικεντρωθεί σε ένα πράγμα; Ράβετε στους αγγελιαφόρους; Ξέρεις τι να κάνεις.