Λίστα ελέγχου: 8 σημάδια ότι δεν ξέρετε πώς να διαθέσετε χρόνο

alexander savina

Φαίνεται να αξιολογεί την αποτελεσματικότητα των δεξιοτήτων διαχείρισης του χρόνου πολύ απλή: αν έχετε χρόνο να κάνετε όλη την εργασία εντός της καθορισμένης περιόδου ή είστε σε θέση να επιταχύνετε σε μια κρίσιμη κατάσταση και να κάνετε τα καθήκοντα το συντομότερο δυνατόν, τότε όλα είναι εντάξει. Αλλά μερικές φορές τα προβλήματα με την κατανομή του χρόνου δεν είναι τόσο προφανή - για παράδειγμα, αν έχετε χρόνο για τα πάντα, αλλά από καιρό σε καιρό αισθάνεστε ότι ενεργείτε στο μέτρο των δυνατοτήτων. Καταλαβαίνουμε πώς να το κατανοήσουμε - και τι να κάνουμε γι 'αυτό.

1

Δεν μπορείτε να υπολογίσετε πόσο χρόνο θα πάρει η δράση σας.

Αν παρατηρήσετε ότι είστε καθυστερημένος για πέντε έως δέκα λεπτά (να εργαστείτε, να συναντηθείτε με φίλους και οπουδήποτε είστε), ίσως το πρόβλημα είναι ότι δεν καταλαβαίνετε πλήρως πόσο χρόνο έχετε διαφορετικά καθήκοντα. Αυτό συμβαίνει - φαίνεται να είστε σίγουροι ότι το θέμα είναι απλό και μόνο στο τέλος θα συνειδητοποιήσετε ότι θα χρειαστείτε άλλα δέκα λεπτά.

Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε να το αντιμετωπίσετε: αν παρατηρήσετε μια τάση να σχεδιάσετε τα πάντα ταυτόχρονα, απλά βάλτε σε κάθε περίπτωση δύο φορές το χρόνο - ή τουλάχιστον αυτά τα δεκαπέντε επιπλέον λεπτά. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν αυτή την τεχνική κατά τον προγραμματισμό της εργάσιμης ημέρας τους: θυμηθείτε ότι μια απρόβλεπτη ανωτέρα βία μπορεί πάντα να εισαχθεί σε μια αρμονική λίστα καθηκόντων.

2

Δεν έχετε σαφές σχέδιο για την ημέρα.

Μια λίστα υποχρεώσεων είναι ένα από τα ευκολότερα και πιο αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης χρόνου: χάρη σε αυτό, μπορείτε εύκολα να καταλάβετε πόσο χρόνο έχετε ξοδέψει για εργασίες και πού το σύστημα καταρρέει. Όλα αυτά, φυσικά, δεν σημαίνει ότι πρέπει να υπολογίζετε την ημέρα μέχρι το λεπτό - αλλά τουλάχιστον να κατανοήσετε τον κατάλογο των ερωτήσεων και να σκεφτείτε τι και σε ποια σειρά θα εμπλακείτε είναι πάντα χρήσιμη.

Πολλοί στο έργο και έξω από αυτό παρακωλύεται από την αίσθηση ότι υπάρχουν πάρα πολλά προβλήματα και δεν είναι ξεκάθαρο ποιος θα λάβει κατά πρώτο λόγο. Το ημερολόγιο ή το επιχειρησιακό σχέδιο θα λύσει αυτό το πρόβλημα και θα προσθέσει λεπτομέρειες για την ημέρα: η λίστα των αντικειμένων τρομάζει πολύ λιγότερο από το χάος στο κεφάλι μου.

3

Φοβάσαστε να μεταβιβάσετε

"Αν θέλετε να κάνετε κάτι καλά, κάντε το μόνοι σας" - μια δημοφιλής αλλά όχι και η πιο παραγωγική ιδέα: υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να συγκεντρωθούν τόσα πράγματα που απλά δεν μπορείτε να τα αντιμετωπίσετε. Εάν είστε συνηθισμένοι να παρακολουθείτε τη διαδικασία από την αρχή μέχρι το τέλος και δεν είστε έτοιμοι να αφήσετε τον έλεγχο, αλλά αυτό αρχίζει να παρεμποδίζει την παραγωγικότητα, εξετάστε αν είναι ώρα να μεταβιβάσετε μέρος των εργασιών σε κάποιον άλλο.

Και αν αφήσετε τα ερωτήματα εργασίας, δεν είστε ακόμα έτοιμοι, τότε είναι πολύ πιθανό να εμπιστευτείτε τον καθαρισμό σε κάποιον άλλο και αντί να μαγειρέψετε μετά από μια κουραστική μέρα - να παραγγείλετε φαγητό στο σπίτι. Ο ελεύθερος χρόνος μπορεί να δαπανηθεί για ξεκούραση - για να είναι πιο παραγωγικός την επόμενη μέρα.

4

Δεν δίνετε προτεραιότητα

Για να βελτιστοποιήσετε το χρόνο, δεν αρκεί να καταλάβετε τι πρέπει να κάνετε σε μια μέρα - πρέπει επίσης να αξιολογήσετε τι είναι σημαντικό να κάνετε τώρα και τι μπορεί να περιμένει. "Πολύ συχνά αναβάλλουμε σημαντικά καθήκοντα, εκείνα που μας ασκούν πίεση - λόγω της διανοητικής προσπάθειας που πρέπει να κάνουμε για να επικεντρωθούμε σε αυτά", δήλωσε ο προπονητής Kimberly Medlock.

Είναι ευκολότερο να απαντήσετε σε μια δωδεκάδα επιστολών, αν και δεν χρειάζονται επείγουσα αντίδραση, παρά να αναλάβετε μια μεγάλη και σημαντική έκθεση που πρέπει να υποβληθεί το συντομότερο δυνατόν - αν και είναι πιο παραγωγικό να δοθεί προσοχή στο δεύτερο. Αν αυτή είναι η περίπτωσή σας - προσπαθήστε να επανεξετάσετε τις προτεραιότητες: ανεξάρτητα από το πόσο δύσκολο είναι να αναλάβετε το μεγαλύτερο μέρος του έργου, σίγουρα θα είστε ευγνώμονες στον εαυτό σας ότι το κάνατε.

5

Προσπαθείτε να κάνετε 10 πράγματα ταυτόχρονα.

Όλοι οι εμπειρογνώμονες δεν θεωρούν ότι η πολυδιαχείριση είναι μια καλή ιδέα. Και αν είναι εύκολο να αντιμετωπίσετε δύο μηχανικά περιστατικά (για παράδειγμα, ακούγοντας ένα podcast και ταυτόχρονα), είναι πιο δύσκολο να συνδυαστούν δύο δράσεις που απαιτούν συνεχή προσοχή (για παράδειγμα, βλέποντας μια τηλεοπτική σειρά και προσπαθώντας να απαντήσετε στο email ταυτόχρονα) εναλλαγή από μια εργασία σε άλλη.

Σε αντίθεση με ό, τι υπαγορεύει η λογική, πιθανότατα θα αντιμετωπίσετε πιο γρήγορα την υπόθεση εάν δώσετε προσοχή μόνο σε αυτόν. Μπορείτε να δοκιμάσετε τη διάσημη "τεχνική τομάτας": ξεκινήστε ένα χρονοδιακόπτη για είκοσι πέντε λεπτά και μην αποστασιοποιηθείτε από τίποτα αυτή τη στιγμή - όταν έρθει η ώρα, μπορείτε να περάσετε πέντε λεπτά.

Μπορείτε να δοκιμάσετε λιγότερο αυστηρές μεθόδους - για παράδειγμα, να διαθέσετε συγκεκριμένο χρόνο για μια συγκεκριμένη εργασία (η προθεσμία σας κάνει να εργάζεστε ταχύτερα - το κύριο πράγμα δεν είναι να υπερβείτε) ή απλώς να προσπαθήσετε να ελαχιστοποιήσετε τα εξωτερικά ερεθίσματα. Ξεκινήστε με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: αντί να σπεύσετε να το ελέγξετε μία φορά κάθε μισή ώρα, αφήστε λίγα λεπτά δύο ή τρεις φορές την ημέρα.

6

Δεν χαλαρώνετε

Μετά τα φοιτητικά χρόνια, πολλοί θα αντιμετωπίσουν μια δύσκολη ανακάλυψη: μην κοιμούνται όλη τη νύχτα και τότε, σαν να μην συνέβαινε τίποτα, δεν μπορούν να κάνουν επιχειρήσεις. Ο ίδιος ίσως παρατηρήσατε ότι στις μέρες που δεν κοιμηθήκατε ή απλά κάνατε πολύ κουρασμένη, παίρνετε την προσοχή πιο συχνά και το έργο πηγαίνει πολύ πιο αργά από ό, τι μπορούσε.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να πέσετε σε μια επικίνδυνη διαδρομή όταν συνειδητοποιήσετε ότι κάνατε λίγα πράγματα κατά τη διάρκεια της ημέρας και τελειώσατε τα πράγματα αργά τη νύχτα - έτσι ώστε να μην έχετε αρκετό ύπνο την επόμενη μέρα και να εργάζεστε λιγότερο από ότι θα μπορούσατε. Εάν καταλάβετε τον εαυτό σας σε αυτό, ξέρετε ότι ο καλύτερος βοηθός της παραγωγικότητας είναι ένα καλό όνειρο (μην ξεχνάτε την υγιεινή του!).

7

Δεν ξέρετε πώς να πείτε όχι

Πολλές εργασίες είναι απλώς αδύνατο να επιτευχθούν: προσπαθώντας να κάνετε τα πάντα με τη μία, σε ένα συγκεκριμένο στάδιο, μπορεί να χρειαστεί να θυσιάσετε την ποιότητα ή τους όρους. Υπάρχουν πάντοτε εκείνοι γύρω σας που ζητούν μια χάρη ή υπηρεσία, σας φαίνεται ότι δεν υπάρχει τίποτα κακό με μια μικρή επιχείρηση - μέχρι να συνειδητοποιήσετε ότι πολλές αιτήσεις παρεμβάλλονται στις δικές σας, πολύ πιο σημαντικές για σας θέματα.

Είναι εξίσου εύκολο να υπερεκτιμήσετε πόσα καθήκοντα μπορείτε να αναλάβετε, καθώς και να κάνετε λάθος με το χρόνο που απαιτείται για αυτούς - και όλα αυτά, με τη σειρά τους, μπορούν να οδηγήσουν σε καύση. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι πολύ σημαντικό να μάθουμε να λέμε "όχι" εγκαίρως: είναι προτιμότερο να αρνείται αμέσως να κάνει κάτι από το να γεμίσει τις προθεσμίες, να κάνει τα πάντα άσχημα ή απλώς να εξαντληθεί.

8

Προσπαθείτε να επαναλάβετε το ρυθμό σας

Οι συνηθέστερες συμβουλές που ακούγονται σχετικά με την παραγωγικότητα είναι: "Ακριβώς νωρίς να σηκωθούμε και να κάνουμε περισσότερα το πρωί" - αυτό δήθεν κάνουν οι Άννα Γουίντμορ, ο Τίμ Κουκ και ο Ρίτσαρντ Μπράνσον. Ίσως εμπνευσμένοι από το παράδειγμά τους, σηκώνεστε στις πέντε το πρωί για να ασχοληθείτε, να συναντηθείτε με τη φίλη σας στο πρωινό και να είστε στο τραπέζι των γραφείων ήδη εννέα - αλλά αντί για χαρά και προθυμία να τερματίσετε γρήγορα τα πράγματα, αισθάνεστε συγκλονισμένοι και κουρασμένοι.

Δυστυχώς, δεν υπάρχει καθολική συνταγή για παραγωγικότητα. Είναι πιθανό ότι θα είναι πιο εύκολο για σας να εκπαιδεύσετε και να συναντηθείτε με φίλους όχι νωρίς το πρωί, αλλά το βράδυ μετά την εργασία - και η κορυφή της παραγωγικότητάς σας δεν είναι στις εννέα το πρωί, αλλά στις τρεις το απόγευμα, μετά από ένα μεσημεριανό διάλειμμα. Αντί να προσπαθείτε να γίνετε λάκκος, ακούστε το σώμα - έτσι θα νιώσετε πολύ καλύτερα.

Φωτογραφίες: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com