Προσωρινά μη διαθέσιμη: Γιατί και πώς να καλέσετε τους ανθρώπους στην εποχή των στιγμιαίων αγγελιοφόρων

Πριν από είκοσι χρόνια η φράση "Τηλεφωνήστε μου όταν οδηγείτε μέχρι το εξοχικό σπίτι" θα προκαλούσε τουλάχιστον σύγχυση. Τα smartphones έχουν γίνει ένα φυσικό και αναπόσπαστο κομμάτι των κινήσεών μας: τώρα μπορούμε να προσεγγίσουμε παντού και αυτό είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα. Αλλά αυτό είναι επίσης ένα μειονέκτημα - τώρα μπορούμε να φτάσουμε παντού. Αρχίσαμε να αντιμετωπίζουμε με διαφορετικό τρόπο τα ζητήματα του προσωπικού χώρου και της επιχειρηματικής επικοινωνίας: ορισμένοι άνθρωποι σταμάτησαν τελείως να χρησιμοποιούν το τηλέφωνο για κλήσεις, θεωρώντας τους ως άσεμνους, αρχαϊκούς και ακατάλληλους.

Τα τηλέφωνα έχουν αλλάξει πολύ στη ζωή μας και, μεταξύ άλλων, μας επέτρεψαν να σταματήσουμε να τους μιλάμε τελικά. Μόλις πριν από λίγα χρόνια, το ερώτημα "Είναι ευγενικό να καλέσετε έναν συνάδελφο ή έναν επιχειρηματικό εταίρο;" απλά δεν προέκυψε. Εδώ είναι ο αριθμός του, μπορείτε να καλέσετε από δέκα σε έξι, αν δεν πάρει το τηλέφωνο, σημαίνει ότι πήγε στο δείπνο, θα επιστρέψει στο χώρο εργασίας και να καλέσει πίσω όταν άκουσε ένα μήνυμα στον αυτόματο τηλεφωνητή. Και αν δεν έχουμε έναν αριθμό εργασίας, αλλά έναν κινητό, είναι δυνατόν να καλέσουμε τότε; Και αν εργάζεται από το σπίτι και έχει ένα μικρό παιδί; Τι γίνεται αν βρίσκεται σε μια συνάντηση; Ίσως είναι καλύτερο να στέλνετε πρώτα SMS; Ή ακόμα γράφετε στο Twitter; Σήμερα, γεννιέται η νέα τηλεφωνική εθιμοτυπία και οι κανόνες αφορούν όχι μόνο τα τηλέφωνα, αλλά και τους άμεσους αποστολείς, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και πολλά άλλα.

Φωνή ή κείμενο;

Ο συγγραφέας και συντάκτης Business Insider Nicholas Carlson παραδέχεται ότι διαβάζει τα περισσότερα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της εφαρμογής στο smartphone του και πηγαίνει έτσι: δίνει πολύ γρήγορη και σύντομη απάντηση στο 5% των ηλεκτρονικών μηνυμάτων. εάν το αποστολέα είναι πολύ σημαντικό, γράφει μια διευρυμένη επιστολή απάντησης (1% των περιπτώσεων), στέλνει ένα μήνυμα στο αρχείο χωρίς να το διαβάζει (74% των περιπτώσεων), δίδει τον εαυτό του χρόνο, συνήθως μια μέρα ή δύο, για να σκεφτεί την απάντηση (20% των περιπτώσεων). Δηλαδή, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι, πάνω απ 'όλα, αργή. Οποιοδήποτε κανάλι επικοινωνίας που περιλαμβάνει πολλά γράμματα δεν είναι πολύ γρήγορο.

Αλλά τι γίνεται αν πρέπει να μάθετε τη λύση του συνομιλητή σας τώρα; Μπορώ να καλέσω έναν αριθμό; Ο σύμβουλος επιχειρήσεων Cyrus Stoller πιστεύει ότι, δεδομένου ότι όλοι χρησιμοποιούν πλέον smartphones, πρέπει να επεκτείνουμε τα κανάλια επικοινωνίας μας, αλλά να τα χρησιμοποιούμε σύμφωνα με τις ανάγκες μας. Ο ίδιος λέει: "Θέλετε να πάρετε μια απάντηση από μένα σε τριάντα λεπτά - να καλέσετε ένα τηλέφωνο, σε δύο ώρες - να γράψετε ένα SMS, μέσα σε μια μέρα - να στείλετε ένα μήνυμα μέσω ενός άμεσου αγγελιοφόρου, μέσα σε μια ημέρα ή αργότερα - γράψτε ένα e-mail. Στο τηλέφωνο, λέει τα εξής: «Όταν καλείτε τον αριθμό μου, μπορείτε να είστε εκατό τοις εκατό βέβαιος ότι θα καταλάβω ακριβώς τι θέλετε να μου πείτε και ότι έλαβα το μήνυμά σας Εάν διστάσετε να με απομακρύνετε από αυτό που κάνω, ίσως δεν είναι τόσο σημαντικό. "

Όταν σίγουρα να μην καλέσετε

Υπάρχουν κανόνες όταν μπορείτε και όταν δεν μπορείτε να καλέσετε; Στην πραγματικότητα, δημιουργούνται αυτή τη στιγμή και, όπως σε οποιοδήποτε μεταβατικό στάδιο, δεν έχουν ακόμη καθοριστεί. Ένας περισσότερο ή λιγότερο καθιερωμένος κανόνας είναι: αν αυτό δεν είναι μια πολύ σημαντική και επείγουσα συζήτηση, τότε είναι καλύτερα να γράψετε πρώτα. Αλλά υπάρχουν περιπτώσεις όπου σίγουρα δεν αξίζει να καλέσετε τον αριθμό ενός ατόμου για επιχειρηματικά θέματα. Για παράδειγμα, εάν λάβατε έναν αριθμό τηλεφώνου από έναν φίλο (συνάδελφο) και το άτομο που σας έδωσε δεν διευκρίνισε αν κάποιος ξένος μπορεί να καλέσει ελεύθερα - και ο αριθμός του ατόμου που χρειάζεστε δεν είναι διαθέσιμος στο κοινό. Σε αυτή την περίπτωση, είναι καλύτερο να ελέγξετε με την πηγή αν είναι δυνατόν να την ανατρέξετε.

Μην τηλεφωνείτε εάν το ρολόι είναι περισσότερο από επτά το βράδυ. Ναι, είναι πιθανό αυτό να είναι παιδική ώρα για εσάς και μόλις αρχίσατε να εμπλέκεστε στη ροή εργασίας, αλλά πολλοί άνθρωποι στις 7 το βράδυ προτιμούν να ρίξουν τα ερωτήματα εργασίας από το κεφάλι τους για να επιστρέψουν σε αυτά το επόμενο πρωί.

Μην καλέσετε αν το ερώτημα που σας ενδιαφέρει απαιτεί σκέψη. Θα θέλατε να εργαστείτε για την εταιρεία μας; Πόσο προτίθεστε να πληρώσετε για τις υπηρεσίες μας; Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις είναι δύσκολο να δώσουν σε μια βιασύνη, οπότε δώστε στον άνθρωπο το χρόνο να σκεφτεί. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το καλύτερο για αυτό το σκοπό.

Μην χρησιμοποιείτε το τηλέφωνο εάν ο συνάδελφός σας ή ο συνεργάτης σας είναι ολιγόλεπτος. Οι νέοι υπάλληλοι αναγνωρίζουν συχνά ότι αντιλαμβάνονται μια ξαφνική κλήση χωρίς προηγούμενη ηλεκτρονική αλληλογραφία ως εισβολή στον προσωπικό τους χώρο και πολλές μεγάλες εταιρείες εγκατέλειψαν εντελώς τηλέφωνα στους χώρους εργασίας των εργαζομένων τους.

Πότε είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο

Εντάξει, υπάρχουν στιγμές που δεν μπορείτε να κάνετε χωρίς ένα τηλέφωνο. Για παράδειγμα, αν χρειαστεί να φτάσετε στη δομή του κράτους. Κάτι σας λέει ότι αν τους τιτίζεις, θα πρέπει να περιμένεις πολύς καιρός για μια απάντηση. Πολύ μακρύς.

Καλέστε, εάν έχετε μια πολύ επείγουσα και σημαντική υπόθεση, και δεν είστε βέβαιοι ότι το άτομο απαντά γρήγορα σε μηνύματα. Ή αν ο ίδιος ο συνάδελφός σας είπε ότι το τηλέφωνο γι 'αυτόν είναι το πιο προτιμώμενο κανάλι επικοινωνίας. Σε έναν ιδανικό κόσμο, τα πάντα είναι έτσι - οι άνθρωποι συναντιούνται και λένε ο ένας στον άλλο: «Το όνομά μου είναι ο Αλέξανδρος και μου αρέσει να καλώ και να μην δημοσιεύομαι στο Facebook». Ή αντίστροφα: «Είμαι η Τατιάνα, μισώ να μιλάω στο τηλέφωνο με ξένους». Επιπλέον, αξίζει να καλέσετε αν έχετε συμφωνήσει να καλέσετε κάποια στιγμή.

Τι να πω;

Πολύ συχνά, όταν τηλεφωνούμε στον συνδρομητή, χάνουμε, αρχίζουμε να μπερδεύουμε με λόγια και ακόμη και να ξεχνάμε τι θέλουμε να πούμε. Για να αποφευχθεί αυτό, καλό θα ήταν να έχετε κατά νου ένα μικρό σημείωμα. Πρώτον, εισάγετε τον εαυτό σας Όταν ένας άνθρωπος αρχικά καλεί να συζητήσει ένα επιχειρηματικό ερώτημα, συχνά ξεχνάει να δώσει το όνομα ή την εταιρεία του όπου εργάζεται, αφήνοντας τον συνομιλητή να βασανισθεί με εικασίες. Απλά πείτε: "Καλησπέρα, το όνομά μου είναι Ekaterina Ivanova, είμαι από την εταιρεία ..." Αν έχετε ήδη συναντήσει και δεν είστε βέβαιοι ότι το άτομο θυμήθηκε το όνομά σας, πείτε μας ακριβώς πού περάσατε μονοπάτια. Κάτι όπως: "Καλησπέρα, αυτή είναι η Μαρίνα, συναντήσαμε μαζί σας σε ένα επιχειρηματικό πρωινό για αγώνες σκυλιών".

Δεύτερον, καθορίστε αν είναι βολικό να μιλήσετε με τον συνομιλητή σας: μπορεί να βρίσκεται σε ένα συνέδριο, σε μια επαγγελματική συνάντηση, στο μπάνιο, τελικά. Αφού εισάγετε τον εαυτό σας και είστε πεπεισμένοι ότι είστε έτοιμοι να ακούσετε, μπορείτε να φτάσετε στο σημείο. Ειλικρινά, ξεχάστε ευγενικές ερωτήσεις όπως "Πώς είναι το σκυλί σας;" Εάν δεν είστε κτηνίατρος, φυσικά.

Πώς να μιλήσω;

Αν πραγματικά πρέπει να συμπαθείτε το άτομο στο άλλο άκρο του πύργου κυττάρων, χρησιμοποιήστε πολύ απλές αλλά αποτελεσματικές τεχνικές για αυτό. Για να αρχίσετε, χαμογελάστε και καθίστε έτσι σε όλη τη συνομιλία, ακόμα κι αν το σαγόνι σας κουράζεται. Θα εκπλαγείτε πόσο θα αλλάξουν τα πάντα μετά από αυτό - ένα χαμόγελο γίνεται πάντα αισθητό σε μια τηλεφωνική συνομιλία.

Η δεύτερη σημαντική τεχνική - προσπαθήστε να επικεντρωθείτε πλήρως στη συζήτηση. Αν ο Julius Caesar ήταν στη θέση σας, θα είχε καταφέρει να γράψει πολλές επιστολές, να ανοίξει μια IP και να συμφωνήσει σε ένα επαγγελματικό πρωινό με έναν συνάδελφό του. Και τελικά θα πείσω τον συνομιλητή ότι είναι κακοδιατηρημένος αγώνας, επειδή οι άνθρωποι πάντα αισθάνονται ότι δεν τους δίνετε την πλήρη προσοχή. Μην παίζετε πασιέντζα, μην γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην ζητάτε από έναν συνάδελφο να σας αγοράσει καφέ - απλώς αφιερώστε τον εαυτό σας στη συζήτηση για λίγα μόνο λεπτά.

Όλοι γνωρίζουν την τρίτη μέθοδο, αλλά για κάποιο λόγο σπάνια χρησιμοποιούνται. Επικοινωνήστε με το άτομο με το όνομα. Αν καλέσετε σε οποιαδήποτε οργάνωση και η μηχανική φωνή σας λέει: "Γεια σας, Έλενα - με τι μπορώ να σας βοηθήσω", αυτό σημαίνει ότι ο άνθρωπος στο τηλέφωνο δεν έχει ακόμη ξυπνήσει, είναι βυθισμένος στις σκέψεις του και δεν σας ακούει. Πέστε: "Γεια σας, Έλενα, και το όνομά μου είναι Άννα", και θα δείτε ότι θα λειτουργήσει, όπως ένα φιλί στο Snow White - ο συνομιλητής θα έρθει στη ζωή.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και οι άμεσοι αγγελιοφόροι έδωσαν στους ανθρώπους που δεν τους αρέσει να μιλούν στο τηλέφωνο (και υπάρχουν πολύ, πολύ) την ευκαιρία να το αποφύγουν. Και οι ίδιοι οι τηλεφωνικές κλήσεις αποκρύπτονται κάπως - πολλοί άνθρωποι δεν παίρνουν πια το τηλέφωνο αν κάποιος άγνωστος αριθμός τηλεφώνου αντανακλάται στην οθόνη: τι γίνεται αν ξαφνικά μια διαφήμιση ξανά;

Ναι, για να φτάσετε σε εμάς είναι τώρα πολύ πιο εύκολη από ό, τι είκοσι χρόνια πριν. Ακόμα πιο εύκολο από ό, τι πριν από δύο χρόνια, επειδή ο αριθμός των καναλιών επικοινωνίας αυξάνεται διαρκώς: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Slack ... Δεν ανταποκρίνεται στα μηνύματα στο Facebook messenger; Θα του γράψουμε στο Twitter, θα καλέσουμε το WhatsApp - και ούτω καθεξής, μέχρι το smartphone του ατυχήματος να ξεφύγει από τη δόνηση και να μην εγκαταλείψει τα νεύρα του. Μαζί με την αύξηση του αριθμού των καναλιών επικοινωνίας, αλλάζει και η εθιμοτυπία της χρήσης τους. Μόλις ήταν δύσκολο να φανταστεί κανείς ότι θα γράφετε σε ένα άτομο σε ένα επιχειρηματικό θέμα στο Facebook, επειδή τα κοινωνικά δίκτυα ήταν αποκλειστικά προσωπικός χώρος. Σήμερα είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς ότι θα πάρετε και θα καλέσετε έναν ξένο σαν αυτόν, αν έχετε, ας πούμε, τη διεύθυνσή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οι κανόνες γεννιούνται αυτή τη στιγμή. Ίσως μέσα σε λίγα μόλις χρόνια θα έχουμε έναν ακριβή κατάλογο των άμεσων αγγελιοφόρων, υποχρεωτικό για κάθε είδος επιχείρησης ή θέσης, αλλά μέχρι στιγμής αυτή η λίστα δεν υπάρχει, κινούμαστε διαισθητικά. Οι τηλεφωνικές συνομιλίες δεν έχουν εξαφανιστεί, αλλά έχουν γίνει πολύ λιγότερες - όχι επειδή είναι κακές ή ενοχλητικές, αλλά επειδή οι άνθρωποι έχουν μια επιλογή. Και αν δεν μπορείτε να σταματήσετε να μιλάτε στο τηλέφωνο, ίσως τώρα είναι η ώρα να υποδείξετε στην επαγγελματική σας κάρτα Skype, Τηλεγράφημα ή Twitter;

Φωτογραφίες: Aliexpress