Πώς να οργανώσετε αποτελεσματικά τον χώρο εργασίας

Αλεξάνδρα Σαβίνα

Τις περισσότερες μέρες που περνάμε στην εργασία, είτε γραφείο είτε γραφείο στο σπίτι. Ωστόσο, θυσιάζουμε συχνά την δική μας άνεση και σπάνια σκεφτόμαστε πώς μας επηρεάζει ο χώρος γύρω μας. Αν σας φανεί ότι δεν έχετε χρόνο και είστε βυθισμένοι σε ένα σωρό από καθήκοντα, είναι πιθανό ότι το θέμα είναι σε μια μη συναρμολογημένη στοίβα χαρτιών στο τραπέζι, όπου είναι αδύνατο να βρείτε τίποτα. Μοιραζόμαστε συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε καλύτερα τον χώρο εργασίας σας, προκειμένου να εργαστείτε πιο παραγωγικά.

Ξεφορτωθείτε την περίσσεια

Πριν ξεκινήσετε την αναδιοργάνωση του χώρου εργασίας, πρέπει να πετάξετε όλα τα περιττά. Ακόμη και αν εργάζεστε πιο παραγωγικά σε ένα ακαθάριστο τραπέζι, να απαλλαγείτε από αυτό που δεν φέρνει κανένα καλό δεν θα βλάψει. Αυτό ισχύει για όλα: χαρτιά εργασίας και χαρτικά και οτιδήποτε άλλο - προσπαθήστε να κάνετε το απαραίτητο ελάχιστο. Πετάξτε στο ψυχρό αίμα αυτό που δεν σας βοηθάει στην εργασία σας: μερικά αξιομνημόνευτα πράγματα και μια αγαπημένη φωτογραφία σε ένα πλαίσιο δεν θα επηρεάσουν, αλλά αν είναι πολύ μεγαλύτερα, μπορούν να πάρουν ένα σοβαρό μέρος της επιφάνειας εργασίας.

Καθαρίστε την άνοιξη κάθε λίγους μήνες και κρατήστε το καθαρό τακτικά. Επιλέξτε το καλύτερο χρονοδιάγραμμα για τον εαυτό σας (για παράδειγμα, 15 λεπτά στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας ή μία ώρα την Παρασκευή) και να το κολλήσετε - θα είναι ευκολότερο να διατηρηθεί η σειρά και τα έγγραφα και τα χαρτιά δεν θα συγκεντρωθούν στο τραπέζι. Και για να απαλλαγείτε από περιττές ήταν πιο εύκολο, κρατήστε πάντα έναν κάδο απορριμμάτων δίπλα στο τραπέζι. Επιπλέον, στο τέλος της ημέρας είναι χρήσιμο να σκουπίζετε το τραπέζι με ένα αντιβακτηριδιακό πανί.

Αντιμετώπιση εγγράφων και εγγράφων

Ας είμαστε ειλικρινείς: χαρτί - η κύρια πηγή σκουπιδιών στην επιφάνεια εργασίας. Και, παρόλο που εργαζόμαστε με αυτούς όλο και λιγότερο, δεν υπάρχουν τόσο πολλές εταιρείες που έχουν μετατραπεί πλήρως στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων όπως θα μπορούσε να ήταν. Προκειμένου να αντιμετωπίσετε τη ροή ήταν ευκολότερη, στο τραπέζι μπορείτε να έχετε δύο δίσκους ή δύο φακέλους - ανάλογα με τον αριθμό των εγγράφων που πρέπει να αντιμετωπίσετε. Στην πρώτη, πρέπει να προσθέσετε όλα τα νέα: εφαρμογές υπογραφής, κλειστά γράμματα και τα παρόμοια. Στο δεύτερο, πρέπει να στείλετε τα έγγραφα που εξετάσατε και τα οποία πρέπει να αντιμετωπιστούν αργότερα - οπότε τίποτα δεν θα μείνει χωρίς προσοχή.

Για έγγραφα με τα οποία δεν χρειάζεται να τα αντιμετωπίζετε τώρα, αλλά τα οποία πρέπει ακόμα να μεταφέρετε μαζί σας, είναι καλύτερα να έχετε ένα συγκεκριμένο σύστημα αποθήκευσης. Δεν χρειάζεται να είναι εξοικειωμένοι με φακέλους: εάν δεν έχετε αρκετό χώρο στο τραπέζι, μπορείτε να δοκιμάσετε να κρεμάσετε ειδικούς δίσκους (για παράδειγμα, για να αποθηκεύσετε εφημερίδες) στον τοίχο. Μικρές σημειώσεις, σημειώσεις και υπενθυμίσεις αντί για ένα βαρετό corkboard μπορούν να κρεμαστούν σε ένα ειδικό πλέγμα. Ιδιαίτερα σημαντικά έγγραφα μπορούν να σαρωθούν και να αποθηκευτούν σε αντίγραφο υπολογιστή.

Εξετάστε το σύστημα των συντομεύσεων και των απορριμμάτων - ίσως είναι αρκετό για σας να υπογράφετε απλά φακέλους, ή ίσως θα ήταν χρήσιμο να τα επισημάνετε με χρώμα για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε πιο γρήγορα. Όταν αναδιπλώνετε χαρτιά, ρωτήστε τον εαυτό σας αν τους χρειάζεστε πραγματικά και αν θα τους έρθετε σε επαφή με το μέλλον - τα περισσότερα από αυτά που αποθηκεύουμε "σε περίπτωση που" δεν χρησιμοποιούμε ποτέ. Προσπαθήστε να μην ξεκινήσετε το φάκελο "Άλλο" ή "Διάφορα" - κατά πάσα πιθανότητα, με την πάροδο του χρόνου θα ξεχάσετε τι ακριβώς υπάρχει.

Προσπαθήστε να εισαγάγετε την αρχή "Χαρτί - δράση". Μην αφήνετε τα έγγραφα και τις σημειώσεις να βρίσκονται ακριβώς στο τραπέζι, να τα θεωρείτε ως ενέργεια που πρέπει να εκτελέσετε: για παράδειγμα, η επαγγελματική κάρτα στην οποία γράφεται ο αριθμός τηλεφώνου είναι μια ευκαιρία να κάνετε μια νέα επαφή στο smartphone ή να κάνετε μια σημείωση στο ημερολόγιο που χρειάζεστε κάποιον να καλέσετε

Χρησιμοποιήστε κιβώτια και άλλα εργαλεία αποθήκευσης.

Αφού ασχοληθείτε με τα χαρτιά, δώστε προσοχή σε άλλα στοιχεία στην επιφάνεια εργασίας σας. Με όποια αγάπη επιλέγετε χαρτικά, είναι καλύτερο να μην τα κρατάτε όλη την ώρα στο τραπέζι και να φτάσετε όσο χρειάζεται - έτσι θα υπάρξει περισσότερος χώρος και λιγότερη σκόνη. Για τα μικρά πράγματα, μπορείτε, για παράδειγμα, να χρησιμοποιήσετε αυγά σουβέρ. Σε ένα ξεχωριστό πλαίσιο ή δοχείο αξίζει να βάζετε αυτό που δεν χρησιμοποιείτε πολύ συχνά: για παράδειγμα, ένα εγκεφαλικό επεισόδιο, μια αριθμομηχανή ή μια αυτοκόλλητη ταινία.

Τα κουτιά, οι φάκελοι και οι αποθηκευτικοί περιέκτες είναι φθηνοί (μπορούν να βρεθούν στο ίδιο ΙΚΕΑ), αλλά θα βοηθήσουν στη χρήση του χώρου εργασίας πολύ πιο αποτελεσματικά - τόσο στο γραφείο όσο και στο σπίτι. Επιλέξτε ανθεκτικά που θα διαρκέσουν για μεγάλο χρονικό διάστημα - και μην ξεχάσετε να σκεφτείτε το σύστημα των ετικετών και των απορριμμάτων, όπως συμβαίνει με τα χαρτιά.

Κρατήστε τα καλώδια στην τάξη

Για να κάνετε την επιφάνεια εργασίας πιο καθαρή, πρέπει να κρύψετε τα καλώδια και τα καλώδια επέκτασης: μπορείτε να αγοράσετε ένα ειδικό δοχείο ή να το δοκιμάσετε μόνοι σας - από ένα κουτί παπουτσιών. Εάν δεν υπάρχει πολύς χώρος και δεν υπάρχει χώρος για να κρύψετε τα καλώδια, θα πρέπει τουλάχιστον να τα συνδέσετε απαλά ώστε να μην παρεμβαίνουν και να μην συγχέονται.

Ταξινόμηση αρχείων στον υπολογιστή

Ένα άλλο σημαντικό σημείο στην οργάνωση του χώρου εργασίας είναι η ταξινόμηση των αρχείων στον υπολογιστή. Αν δεν το έχετε κάνει ακόμα, αφήστε μια ώρα ή δύο για να οργανώσετε έγγραφα με έναν νέο τρόπο: είναι τρομακτικό να αναλάβετε, αλλά στη συνέχεια θα ευχαριστήσετε τον εαυτό σας. Ακριβώς όπως στην περίπτωση των συνηθισμένων εγγράφων, η συστηματοποίηση και οι ετικέτες που είναι βολικές για σας είναι πολύ χρήσιμες. Εάν συχνά πρέπει να εργαστείτε με διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου εγγράφου, είναι χρήσιμο να εξετάσετε ένα σύστημα ονομασίας που θα είναι κατανοητό σε όλους τους υπαλλήλους που εργάζονται στην εργασία. Επιπλέον, το όνομα κάθε νέας έκδοσης, μπορείτε να προσθέσετε την ημερομηνία και, εάν είναι απαραίτητο, το χρόνο - θα είναι τόσο εύκολο να κατανοήσετε πότε έγιναν οι τελευταίες αλλαγές και να συγκρίνετε τις εκδόσεις.

Φάκελοι που δεν χρειάζεστε τώρα, αλλά θα είναι χρήσιμοι στο μέλλον, μπορείτε να αρχειοθετήσετε - έτσι θα είναι πιο εύκολο να πλοηγηθείτε. Ένα αντίγραφο των πιο πολύτιμων εγγράφων θα πρέπει να αποθηκεύεται στην υπηρεσία σύννεφο - για κάθε περίπτωση.

Προσθέστε επιπλέον χώρο αποθήκευσης.

Αυτή η συμβουλή είναι απαραίτητη κυρίως για όσους εργάζονται από το σπίτι, όχι μόνο με έγγραφα, αλλά και με πιο ογκώδη υλικά: αν αφήσετε έγγραφα στο τραπέζι για το Σαββατοκύριακο στο γραφείο, δεν είναι τόσο τρομακτικό, τότε στο σπίτι θέλετε ο χώρος να είναι όσο το δυνατόν καθαρός. Δεν έχουν όλοι ένα ξεχωριστό γραφείο ή ένα μεγάλο χώρο εργασίας, αλλά στην περίπτωση αυτή υπάρχει μια διέξοδος. Μπορείτε να προσθέσετε ράφια που κρέμονται πάνω από το τραπέζι ή να τακτοποιήσετε επιπλέον αποθηκευτικό χώρο από κάτω.

Διαχωρίστε τον χώρο εργασίας σε ζώνες

Πρόκειται για μια χρήσιμη τεχνική που θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε πιο αποτελεσματικά τα διαφορετικά καθήκοντα: πάρτε μέρος για να εργαστείτε σε έναν υπολογιστή και έναν ξεχωριστό χώρο για εργασίες που μπορούν να λυθούν χωρίς αυτό - με έντυπα έγγραφα ή για παράδειγμα, brainstorming με φορητό υπολογιστή στο χέρι σας. Ακόμα κι αν έχετε ένα μικρό τραπέζι, μπορείτε ακόμα να χωρίσετε τον χώρο: αρκεί, για παράδειγμα, να μετακινηθείτε στην άλλη πλευρά ή να καθίσετε σε έναν κοινό καναπέ.

Εάν εργάζεστε από το σπίτι, είναι πολύ σημαντικό να διαθέσετε ένα ξεχωριστό χώρο εργασίας (ακόμα και αν είναι μέρος ενός τραπεζίου κουζίνας ή ενός μικρού πτυσσόμενου τραπέζι). Αυτό είναι κυρίως απαραίτητο για να χωριστεί η εργασία και η προσωπική ζωή (από το σπίτι μπορεί να είναι δύσκολο να μεταβείτε από τον έναν τρόπο στον άλλο), αλλά μπορεί να είναι χρήσιμο από πιο πρακτική άποψη. Για παράδειγμα, είναι χρήσιμο να υπάρχει ξεχωριστός υπολογιστής εργασίας στον οποίο τα παιδιά δεν θα προσεγγίσουν και τα οποία δεν θα σπάσουν την πιο ακατάλληλη στιγμή.

Κρατήστε τα πράγματα στο χέρι

Θεωρούμε ότι εφαρμόζετε αυτήν την αρχή ούτως ή άλλως, αλλά θα ήταν χρήσιμο να το πείτε ξανά. Κατά τη δημιουργία ενός γραφείου στο σπίτι, την οργάνωση του χώρου και τον προσδιορισμό του πού θα βρεθεί το πράγμα ή το πράγμα, αρχίστε πρώτα από τον τρόπο δομής της ροής εργασίας. Τα πιο απαραίτητα πράγματα θα πρέπει πάντα να είναι κοντά, αλλιώς θα καθοδηγούνται από τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε αντικείμενα - για παράδειγμα, κρατήστε χαρτί κοντά στον εκτυπωτή και αυτοκόλλητα - κοντά στην περιοχή όπου συνήθως εργάζεστε με έγγραφα ή διαβάζετε τα απαραίτητα βιβλία για εργασία.

Φροντίστε τα πράγματα που σας κάνουν να αισθάνεστε καλύτερα.

Μελετώντας τον χώρο εργασίας, μην ξεχνάτε την άνεση - και σε μικρά πράγματα. Είναι πολύ σημαντικό να επιλέξετε μια άνετη καρέκλα, ώστε να μην υπάρχει πόνος στην πλάτη και στον λαιμό, να φροντίσετε τον επαρκή φωτισμό (εάν είναι σκοτεινό στο γραφείο, να αγοράσετε μια λάμπα γραφείου) και άλλα πράγματα που μπορούν να κάνουν τη δουλειά καλύτερα - για παράδειγμα, ένα μαξιλάρι κάτω από τον καρπό βοηθά στην πρόληψη της εμφάνισης του συνδρόμου της σήραγγας ή του υποπόδιου, που φωτίζει το φορτίο στην πλάτη και τον λαιμό.

Μην τρώτε στο γραφείο σας

Αν και αυτή η συμβουλή δεν σχετίζεται με την οργάνωση του χώρου, αλλά με την οργάνωση της διαδικασίας εργασίας και φαίνεται προφανής, παραμένουν συχνά παραμελημένες - αλλά μάταια. Όταν τρώτε στο γραφείο σας, μπορείτε να φάτε πιο άθελά (όταν είμαστε απασχολημένοι, δεν δίνουμε προσοχή στο πόσο τρώμε, ακόμα κι αν δεν είμαστε πεινασμένοι και συχνά επιλέγουμε όχι τα πιο χρήσιμα σνακ). Επιπλέον, ένα διάλειμμα για μεσημεριανό γεύμα (αν και μικρό) θα βοηθήσει να αποσπάσει την προσοχή από τις επιχειρήσεις και να επιστρέψει σε αυτές με νέες δυνάμεις.

Εάν η σνακ στο γραφείο σας δεν μπορεί να αποφευχθεί, επιλέξτε τρόφιμα που δεν θρυμματίζονται, χύνουν ή λερώνουν (ανακινείται από το πληκτρολόγιο ή χύνεται σούπα σε ένα φορητό υπολογιστή), προσπαθήστε να είστε προσεκτικοί και να μην ενοχλείτε τους άλλους (μια δυνατή μυρωδιά τροφίμων να είναι δυσάρεστο στους συναδέλφους σας), καθαρίστε τον εαυτό σας και βεβαιωθείτε ότι έχετε σκουπίσει το τραπέζι μετά το δείπνο.

Φωτογραφίες: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store